Eine gute WEG-Verwaltung schafft Ordnung, hält Prozesse zusammen und sorgt dafür, dass Entscheidungen zuverlässig umgesetzt werden. Wir übernehmen die kaufmännische, organisatorische und technische Betreuung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft und stehen Eigentümern und Verwaltungsbeirat als persönlicher Ansprechpartner zur Seite. Dabei verbinden wir eine strukturierte Verwaltung mit moderner digitaler Kommunikation und persönlicher Betreuung vor Ort.

Wir sind Ansprechpartner für die Eigentümergemeinschaft, einzelne Wohnungseigentümer und den Verwaltungsbeirat.

Dazu gehören unter anderem:

• persönliche Beratung zu Fragen rund um das Gemeinschaftseigentum
• Auskünfte zu Verträgen, Protokollen, Beschlüssen und weiteren Verwaltungsunterlagen
• Bereitstellung und digitale Verwaltung relevanter Dokumente
• laufende Information der Eigentümer über wichtige Vorgänge
• Teilnahme an Sitzungen des Verwaltungsbeirats
• Abstimmung und Vorbereitung der Eigentümerversammlung
• Organisation von Räumlichkeiten und Einladungen
• Durchführung und Moderation der Eigentümerversammlung
• Vorbereitung und Erläuterung von Beschlussvorlagen
• Feststellung und Dokumentation der Abstimmungsergebnisse
• Erstellung und Verwaltung der Versammlungsunterlagen
• Umsetzung und Nachverfolgung gefasster Beschlüsse
• notwendige Korrespondenz im Namen der Gemeinschaft
• Koordination mit Versicherungen, Rechtsanwälten, Sachverständigen und weiteren Fachleuten

Eine Eigentümerversammlung ist mehr als ein Pflichttermin. Wir bereiten die Versammlung strukturiert vor, begleiten die Eigentümergemeinschaft durch die einzelnen Tagesordnungspunkte und kümmern uns anschließend um die Umsetzung der gefassten Beschlüsse. Von der Tagesordnung über die Einladung bis zur Dokumentation und Nachverfolgung: Die einzelnen Schritte werden von uns organisiert und begleitet.

Wir kümmern uns um die wirtschaftlichen Grundlagen Ihrer Eigentümergemeinschaft.

Dazu gehören insbesondere:

• laufende Buchhaltung
• Pflege der Eigentümer- und Objektdaten
• Verwaltung der Hausgeldzahlungen
• Überwachung der Zahlungseingänge
• Mahnwesen bei Zahlungsrückständen
• Rechnungsprüfung und Zahlungsverkehr
• Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans
• Berechnung und Anforderung der Hausgelder
• Vorbereitung und Abrechnung von Sonderumlagen
• Erstellung der Jahresabrechnung
• Erstellung der Einzelabrechnungen
• Vorbereitung der Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat
• Abwicklung von Guthaben und Nachzahlungen
• Bereitstellung relevanter Unterlagen für die Nebenkostenabrechnung der Eigentümer
• getrennte Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder über entsprechende Fremdkonten

Wir behalten die laufende Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums im Blick.

Dazu gehören beispielsweise:

• Hausordnung und deren Anpassung an die Bedürfnisse der Gemeinschaft
• Betreuung und Koordination von Hausmeister-, Reinigungs- und Gartenarbeiten
• Wartungsverträge für technische Anlagen
• Koordination von Mess- und Abrechnungsdiensten
• Organisation der Ver- und Entsorgung
• Betreuung von Gebäudeversicherungen
• Koordination von Energie- und Versorgungsverträgen
• Beschaffung notwendiger Materialien und Betriebsmittel
• regelmäßige Objektbegehungen
• Dokumentation von Handlungsbedarf und Empfehlungen

Wir erkennen Handlungsbedarf frühzeitig und begleiten notwendige Maßnahmen. Von der ersten Einschätzung über die Beauftragung geeigneter Fachunternehmen bis zur Umsetzung und Abnahme koordinieren wir Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen im vereinbarten Leistungsumfang.

Bei größeren oder fachlich anspruchsvollen Maßnahmen können zusätzlich Sachverständige, Fachplaner oder weitere Spezialisten hinzugezogen werden. Auch bei Gewährleistungs- und Mängelthemen unterstützen wir die Eigentümergemeinschaft bei der Koordination und weiteren Bearbeitung.

Mit unserem digitalen Eigentümerportal CASAVI stehen wichtige Informationen und Dokumente zentral zur Verfügung. Eigentümer können unter anderem auf Dokumente und Unterlagen zugreifen, Informationen erhalten und Anliegen digital an die Verwaltung übermitteln. So wird die Zusammenarbeit transparenter und einfacher.

Eine Verwaltung, die organisiert, mitdenkt und erreichbar bleibt. Wir stimmen den konkreten Leistungsumfang immer auf Ihre Eigentümergemeinschaft und deren Anforderungen ab.